Estimar a duração de um projeto é um dos primeiros desafios do gerente do projetos e sua equipe. Por ser complexa, falhas nessa primeira fase podem comprometer o sucesso da empreitada em questão. Afinal, a prática da técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique), combinada ao método CPM, é fundamental para o gerenciamento do calendário do projeto, coordenando custos e resultados.

Este artigo abordará o conceito do método PERT, utilizado para elaborar estimativas mais assertivas e gerenciar melhor os projetos, antecipando uma série de fatores complexos, como estimativas de gastos e tempo.

O que é o PERT em projetos?

Criada em 1958 nos Estados Unidos, pela NASA, a técnica PERT consiste em descobrir a duração de uma atividade baseando-se em três estimativas possíveis para a atividade: estimativa Otimista (O), Pessimista (P) e Mais Provável (MP).

Trata-se de uma forma de reduzir as chances de falhas na implementação dos novos projetos, por meio de estimativas que demonstram os riscos inerentes de cada etapa. Para chegar a uma estimativa correta, é preciso contar com a experiência de especialistas.

A combinação dessas três possibilidades é o grande diferencial do método PERT, pois ele pondera as incertezas e riscos envolvidos na atividade.

Em primeiro lugar, é preciso obter com os especialistas as estimativas Otimista, Pessimista e Mais Provável para atividade. Considere que:

• otimista: é o cenário perfeito, onde tudo dá certo;
• pessimista: é o pior cenário, onde tudo vai dar errado;
• mais provável: é um cenário razoável, onde tudo ficará dentro da normalidade, sem grandes surpresas (nem boas nem ruins).

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Além disso, o projeto deve ser segmentado em uma série de tarefas, que determinam como será realizado o calendário em questão. Entre as etapas estão:

• designação das lideranças ou gerências que participarão do projeto;
• fases que estruturam a implementação do projeto;
• estimativa de duração do projeto, em cada uma de suas etapas;
• responsável por acompanhar o projeto.

Com tais informações, é possível partir para a rede PERT — composta por três pontos essenciais, também chamado de Método do Caminho Crítico (CPM/PERT). Entenda a seguir.

Método CPM

Considerado uma parte, ou uma extensão da técnica PERT, o Critical Path Method (CPM) é utilizado no gerenciamento de projetos mais complexos e extensos. No entanto, pode ser aplicado até mesmo em projetos simples — trazendo uma série de benefícios.

O método foi idealizado também por volta de 1958. O objetivo era otimizar a cadeia produtiva e reduzir as pausas para manutenção.

A partir do modelo são organizadas tarefas, ou atividades, de forma gráfica. Na forma de diagrama, permite mostrar a ligação entre cada uma das etapas e suas respectivas dependências. Entenda os símbolos utilizados:

• setas: tarefas que serão utilizadas no projeto, organizadas também por tempo de execução (a partir da indicação numérica) — lembrando que algumas tarefas ou atividades podem ser realizadas simultaneamente, ou podem ter relação de interdependência;
• setas pontilhadas: mostram tarefas que dependem da realização de outras tarefas, ou mesmo adequações na programação, algumas vezes chamadas de atividades fantasma — no caso da visualização de novas possibilidades ou momentos críticos na programação;
• círculos: marcam a transição entre tarefas, ligando as setas, também chamados de nós ou eventos.

Dessa forma, o caminho crítico do método CPM mostra as tarefas, ou etapas, que devem ser superadas para a realização total de um projeto. Por meio dos diagramas é possível estimar duração de cada evento (o que deve ser indicado), assim como podem ser visualizadas folgas entre tarefas ou possibilidades para a otimização da rotina produtiva.

Da mesma forma, a técnica auxilia na identificação de gargalos, recursos, mão de obra necessária e possíveis problemas no projeto. Também aponta momentos de pausa, onde podem ser realizadas manutenções ou trocas de turno no sistema produtivo.

Os benefícios do método CPM:

• identificação de tarefas prioritárias;
• classificação da duração de tarefas;
• avaliação de possíveis tarefas modificáveis, para melhor fluxo produtivo;
• estimativa de fluxo de tarefas e gasto de tempo para execução;
• comparação entre planejamento e execução, por meio do diagrama.

Combinar o método PERT ao CPM possibilita uma visão mais ampla da sequência lógica do planejamento. Descubra agora como é realizado o cálculo da técnica PERT:

Fórmula do cálculo PERT

A fórmula PERT aplica um peso maior para a estimativa Mais Provável, mas não deixa de considerar as estimativas Pessimista e Otimista.

PERT =   (Pessimista + 4 x Mais provável + Otimista)/6

É possível, inclusive, alterar os pesos entre as estimativas de acordo com a realidade do seu projeto, sendo que os pesos não podem ultrapassar a soma total de 6.

Vamos então a um exemplo:

• estimativa Otimista = 20 dias;
• estimativa Pessimista = 35 dias;
• estimativa Mais Provável = 25 dias;

PERT =  (35 + 4 x 25 + 20) / 6 = 25,83 dias

Ou seja, a estimativa PERT apontada para a atividade é de 25,83 dias.

Desvio Padrão: Pessimista – Otimista / 6

O desvio padrão indica o quanto a duração calculada na fórmula PERT ainda poderá variar, para mais e para menos.

Seguindo o exemplo, o desvio padrão da atividade será:

Desvio Padrão =  35 – 20 / 6 = 2,5 dias

Ou seja, a atividade será executada entre 23,33 dias (25,83 – 2,50) e 28,33 dias (25,83 + 2,50), que é o mesmo que dizer que a duração estimada para a atividade A é de 25,83 +/- 2,50 dias.

Quanto maior for o desvio padrão, mais incerta é a sua estimativa para a atividade, pois a variação entre os cenários otimista e pessimista é muito significativa.

Variância: (Pessimista – Otimista)² / 6

Após encontrar a estimativa PERT das atividades, e estabelecer a sequência e dependência entre elas, se torna possível chegar à duração do Projeto.

Desvios no projeto

Para descobrir qual é o desvio padrão do projeto, ou seja, o quanto o projeto pode variar para mais ou para menos, não é possível simplesmente somar os Desvios Padrão de cada atividade. Em vez disso, deve ser calculada a Variância de cada atividade, Ou seja, some e tire a raiz quadrada do resultado para encontrar o Desvio Padrão do Projeto.

Exemplo de cálculo da variância da atividade:

Variância: (2,50) ²   = 6,25

Benefícios do método PERT

Agora que você já sabe como aplicar a técnica PERT, descubra como a ferramenta pode melhorar os resultados dos seus projetos e facilitar a tomada de decisão:

• permite a análise preditiva de um projeto;
• aponta na forma de diagrama as incertezas do projeto;
• auxilia na redução de custos e otimização dos recursos;
• permite uma análise ampla da possível duração da atividade;
• combinado ao método CPM, melhora a comunicação entre as áreas da empresa.

A técnica pode ser utilizada tanto em projetos, quanto para outras as atividades. Em alguns casos, pode ser aplicada somente nos momentos de maior risco, quando não há estimativa correta e a variação entre o pior e o melhor cenário é significativa.

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