É evidente que a tecnologia é muito bem-vinda e necessária nas organizações para otimizar processos e garantir facilidade na realização das tarefas. Entretanto, nem sempre a produtividade em TI é alcançada, seja pela falta de tempo ou de suporte.

É válido ressaltar que, a partir do momento em que sua equipe de TI agiliza processos, automatiza tarefas e entrega um serviço de qualidade, a sua empresa ganha credibilidade perante o cliente e o mercado. Isso já é uma excelente vantagem para ficar de olho na elevação da produtividade em TI, certo?

O empreendimento que ainda não se atentou a esses benefícios está defasado, principalmente devido à ausência ou ao atraso tecnológico do seu projeto. Portanto, a produtividade em TI só tem a acrescentar.

Mesmo que você tenha um orçamento limitado para esse setor, compensa investir em tecnologias modernas, sistemas inovadores e comunicação eficiente que garantam facilidade de gerenciamento.

E se você tem dificuldade em implementar ações para aumentar a produtividade, selecionamos 5 passos certeiros para te ajudar nessa prática. Vamos lá?

1. Otimização de processos

Otimizar significa proporcionar um entendimento mais claro do que precisa ser feito, qual o prazo principal e como fazer um serviço de qualidade. Não se engane ao pensar que otimização tem a ver apenas com agilidade, uma vez que é preciso alinhar-se sempre com as metas do projeto e não apenas se preocupar com a velocidade de resolução de uma demanda.

O mesmo vale para a implementação de novas tecnologias dentro de uma organização. De que adianta substituir operações manuais por softwares e programas se os usuários não sabem como utilizá-los? Pense nisso: a otimização gera organização e planejamento eficaz.

2. Fornecimento de uma excelente infraestrutura

Uma das principais reclamações no setor de TI é a falta de infraestrutura para gerenciar projetos e garantir que todos da empresa sanem suas dúvidas. Não é de hoje que vemos o quanto o orçamento tende a ser muito limitado para essa área, e essa reclamação não é de toda equívoca

Uma boa infraestrutura requer investimentos altos no início, com adoção de novas tecnologias e substituição de aparelhos e equipamentos para complementar com softwares mais modernos.

Mesmo que no início essa opção possa não ser muito interessante para o fluxo de caixa, o retorno é muito maior na produtividade. Afinal, você estará se adequando ao futuro, fazendo com que sua equipe esteja mais motivada e preparada para sanar quaisquer questões referentes à nova tecnologia e aos processos internos da sua empresa.

Por isso, antes de dizer “não” logo de cara, avalie a situação e ouça o seu setor. O custo-benefício em longo prazo pode ser muito recompensador!

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3. Definição de metas inteligentes

Se você quer que a produtividade em TI seja realmente eficiente, é necessário estabelecer metas inteligentes e manter-se com os pés no chão.

Reuniões diárias e a avaliação constante dos resultados são importantes para que os pontos fracos sejam entendidos e eliminados, e as metas estejam alinhadas de acordo com as possibilidades da empresa.

O mesmo vale para os prazos: quando se foca em uma meta tangível, o trabalho fica mais organizado, sem neuras ou atrasos. Assim, estabeleça metas reais para dados reais e mantenha uma comunicação eficiente entre todos os envolvidos no projeto.

E, por falar nisso, é nesta etapa que também deve entrar em ação uma comunicação ágil, sinérgica e totalmente honesta. O supervisor e o gestor da área são os responsáveis por transmitir informações precisas sobre o desempenho e os resultados alcançados. Por isso, devem ter conhecimentos e discursos muito bem alinhados com toda a equipe.

4. Monitoramento da produtividade em TI

O monitoramento das ações, das tarefas e dos resultados do setor e de cada membro da equipe também é fundamental para manter a produtividade em TI. Quando a organização não está ciente do que está sendo entregue ou das constantes reclamações de outros setores sobre a tecnologia, por exemplo, acaba atrasando e quebrando a comunicação interna. Isso pode levar à desmotivação, ao estresse e à improdutividade do grupo.

Um ponto-chave: monitorar não quer dizer controlar. É importante que seja dada autonomia a cada setor e, ao mesmo tempo, mensurar os resultados para evitar o surgimento ou repetição das falhas. Dessa forma, menos erros serão cometidos e existirá maior comprometimento de todos os envolvidos.

O monitoramento também é uma maneira de gerir riscos. O registro de todo o processo, bem como dos problemas que surgem no caminho, ajuda a manter uma evidente noção do que está por vir e, assim, prever possíveis riscos que possam impactar negativamente os resultados.

5. Alinhamento das ações às expectativas do grupo

Para uma boa produtividade em TI, o feedback em tempo real faz toda a diferença. Afinal, quando a equipe de TI sabe o que o cliente, o gestor e o colaborador esperam do seu trabalho, fica mais concentrada e tenta para atender às expectativas. E, por outro lado, os gestores também podem entender de imediato as dúvidas e demandas dos colaboradores.

Por isso, o feedback é essencial para aumentar a produtividade em TI, porque é a partir dele que a equipe saberá não só o que está fazendo corretamente, como também terá uma clara noção dos erros, evitando a falta de comunicação ou desculpas desnecessárias entre as partes.

Dito isso, não se pode também levar tudo para o lado pessoal. Nem sempre a improdutividade está relacionada ao trabalho em si, mas, sim, porque alguém não gostou de ouvir uma crítica e se sente incompreendido dentro da organização.

Logo, recomenda-se que você forneça um espaço para que os funcionários do setor fiquem livres para dar suas opiniões e esclarecer qualquer mal entendido profissional. Apenas uma só palavra pode ajudar a resolver toda a situação e melhorar, quase imediatamente o desempenho do funcionário.

A produtividade em TI pode ser aperfeiçoada — e muito! — com esses passos simples e eficazes. Que tal começar a aplicá-los hoje mesmo?

E você? O que achou dessas dicas? Deixe seu comentário e aproveite para compartilhar outras ideias de como melhorar a produtividade em TI!