O que acontece com os dados de sua empresa quando existem falhas no sistema de gestão, quando informações são acidental ou intencionalmente excluídas ou quando os servidores param? A política de backup exerce a função de garantir que sua equipe de TI esteja preparada para reagir caso os dados sejam afetados por qualquer tipo de incidente.

Por isso, indicaremos qual é o papel da política de backup nos planos de contingência da empresa e mostraremos como o gestor de TI pode defini-la usando 5 perguntas. Confira!

O papel da política de backup na governança de TI

A governança de TI define processos, metodologias, responsabilidades e ferramentas necessárias para alinhar as decisões do time de tecnologia com as necessidades de negócios.

Além de planejar como os colaboradores, clientes e fornecedores serão apoiados diariamente pelo uso de recursos tecnológicos, a governança visa mitigar riscos e aumentar a produtividade de todos os usuários.

A política de backup precisa ser definida exatamente na estratégia de diminuição de riscos. Afinal, sua função é garantir a disponibilidade de cópias de segurança quando elas forem necessárias.

Os 5 questionamentos para a definição de uma boa política de backup

1. Quais dados precisam ser copiados?

Nem todos os dados possuem a mesma importância para a empresa. Por exemplo, a área administrativa tem a obrigação legal de guardar os comprovantes de recolhimento de impostos por no mínimo 5 anos para evitar multas. Outros documentos e registros podem precisar de menos  tempo para serem descartados.

Por isso, avalie junto aos diversos setores da empresa quais são os documentos, qual é a importância deles e o tempo de retenção que cada um deve ter. Analise a frequência com que surgem novos arquivos daquela categoria e mapeie quais serão os impactos de perdê-los.

2. Onde podem ser copiados?

Na nuvem, em fita, em disco ou em um servidor de redundância? Você deve indicar o dispositivo conforme a importância do dado e a necessidade da sua rápida restauração em caso de paradas nos sistemas principais. Leve em consideração que a recuperação das cópias de segurança feita em mídias físicas pode levar mais tempo do que no backup em nuvem, por exemplo.

3. Qual é a rotina de backup?

Há empresas que usam uma rotina diária de backups incrementais, ou seja, copiam apenas os arquivos que sofreram alteração desde a última cópia. Outras utilizam períodos menores dependendo da quantidade de arquivos que são criados ou manipulados em seus departamentos.

A rotina deve ser estabelecida com base no volume de arquivos importantes utilizados por seus colaboradores na execução de seus trabalhos.

4. Quem executa o backup e as restaurações?

A equipe de TI pode executar a rotina completa ou usar um software para automatizar o backup, ficando responsável apenas pelas restaurações. Outra opção é contratar um serviço terceirizado para gerenciar esse processo.

Normalmente uma empresa terceirizada consegue automatizar os processos, monitorar se as rotinas de backup estão acontecendo conforme as definições da política e otimizar o consumo do espaço necessário para o armazenamento.

Aqui vale pensar na relação custo-benefício e na agilidade para restabelecer os dados quando necessário.

5. Quais são os custos?

A última parte do plano é dimensionar o tamanho dos arquivos a serem copiados, a taxa prevista de crescimento em Gigabytes para as cópias de documentos e os dispositivos necessários para suportar o backup. Depois disso, aponte os custos financeiros da estratégia.

Quase sempre o custo de manter o backup é infinitamente menor do que as despesas com o impacto de perder os arquivos.

Conclusão

Definir uma política de backup deve ser uma das primeiras tarefas da governança de TI. Afinal, as cópias de segurança são recursos que apoiam outras estratégias, como a de Disaster Recovery. Colocar essa estratégia em ação será muito mais simples e eficaz após a área de TI ou um parceiro ter documentado quais dados, onde, como e quem executa o backup de sua empresa.

Criar uma política de backup pode ser algo trabalhoso e bastante demorado, pois exige o alinhamento dos profissionais de TI com as necessidades de outras áreas da empresa. Quer descobrir uma maneira mais simples e rápida para executar esse e outros trabalhos? Confira esse post e saiba como o outsourcing em TI ajuda sua empresa a vencer desafios!