A comunicação empresarial é uma área sensível e extremamente importante para o planejamento estratégico de qualquer organização. Por isso, um plano de comunicação deve abranger tanto o público interno quanto o externo.

Um bom plano de comunicação é aquele que consegue promover um diagnóstico da imagem da empresa, fazendo com que colaboradores e consumidores se engajem com ações comunicacionais e compreendam seu conteúdo. O objetivo final é conquistar uma boa reputação perante os funcionários, a sociedade e o mercado – o que permite, também, o aumento da competitividade.

Neste texto, iremos falar sobre como montar um plano de comunicação empresarial para atingir o público externo da organização (que possui interesses em comum com ela): consumidores, parceiros de negócio e até concorrentes. Continue sua leitura e confira nossas dicas!

Plano de comunicação empresarial externa: passo a passo

Lembre-se que, ao montar seu plano, você deve adaptar estes passos à realidade de sua empresa:

1. Defina os propósitos do plano de comunicação

O primeiro passo do processo de elaboração de um plano de comunicação empresarial é a definição de metas a curto, médio e longo prazo. Para isso, é fundamental contar com a análise SWOT (também conhecida como FOFA) metodologia muito comum nas áreas de gestão e planejamento estratégico. A técnica consiste em identificar forças, oportunidades, fraquezas e ameaças em torno da atuação da organização no mercado.

Essa avaliação deve servir de base para o plano de comunicação. As ações pensadas precisam estar alinhadas ao que foi diagnosticado.

2. Planeje as ações estrategicamente

Os planos de ação devem seguir o planejamento estratégico traçado para a área de comunicação empresarial. Nessa etapa, os recursos devem ser definidos, assim como os responsáveis pelas atividades e os meios necessários para realizar o trabalho de maneira eficiente. Tudo isso com orçamento e cronograma de execução das tarefas planejados.

3. Determine as mensagens e os conteúdos

O que a empresa deve divulgar para cada público que deseja atingir? Que tipo de conteúdo é capaz de gerar mais interação ou engajamento em prol dos objetivos traçados? Esses pontos devem ser muito bem estabelecidos no plano de comunicação. Lembre-se que estratégias bem alinhadas são mais fáceis de executar.

4. Mapeie os meios de comunicação

Para saber por qual meio se conectar com cada audiência externa, é fundamental mapear onde ela está. Pode ser que você encontre uma parcela nas redes sociais e que a outra esteja nos e-mails. Essa investigação deve identificar cada um dos públicos e o canal em que eles se sentem mais “confortáveis” na hora de receber uma mensagem.

A TV corporativa, por exemplo, é um meio eficaz no ponto de venda (PDV) e em franquias, onde o consumidor tem contato direto com os produtos e pode ver na tela suas funcionalidades e outros detalhes. Além disso, o recurso ajuda a capturar a atenção dos consumidores.

Nesse caso, a vitrine digital auxilia a transmitir o conceito do negócio aos clientes. A TV indoor, por outro lado, é um canal para entreter e informar pessoas que se encontrem em locais de espera.

O que você deve entender é que, na maioria dos casos, é necessário utilizar diversos canais para transmitir as mensagens da instituição ao público externo.

5. Estabeleça indicadores de resultado

Os indicadores de resultado servem para avaliar a eficácia do plano de ação. Por meio deles, é possível saber se as atividades estão sendo conduzidas de forma correta e dentro do tempo programado.

Alguns exemplos desses indicativos são: satisfação do cliente, percepção da marca entre os consumidores, índice de erros e retrabalhos, audiência, entre outros. Medir os resultados é fundamental para implementar mudanças e melhorias ainda durante o processo.

Conclusão

O plano de comunicação é uma das estratégias mais importantes dentro de uma organização. Para que seus efeitos sejam positivos e satisfatórios, é necessário o envolvimento completo de toda a equipe responsável. A motivação e o engajamento desse time são essenciais para o sucesso.

Você já passou por alguma experiência interessante envolvendo o plano de comunicação em sua empresa? Compartilhe com a gente por meio dos comentários!