Uma comunicação empresarial eficiente é aquela que integra os colaboradores e agrega valor à marca, mas não apenas isso.

Com a popularização da internet e das redes sociais, as empresas começaram a buscar novas formas de se relacionar com seus públicos — motivando seus funcionários e mantendo um bom diálogo com seus clientes.

As companhias que conseguem encontrar as melhores maneiras de se comunicar costumam obter ótimos resultados, tanto no campo da imagem pública quanto na parte financeira, aumentando as vendas.

As ferramentas utilizadas nesse trabalho podem ser muitas: TVs corporativas, newsletters, entre outras. O uso de cada uma delas vai depender da estratégia e dos objetivos traçados no planejamento.

Fizemos um apanhado de tudo o que é importante saber sobre este assunto. Siga em frente e descubra!

1. O que é comunicação empresarial
2. Quais são os desafios para a comunicação empresarial?
3. Como tornar a comunicação empresarial efetiva
4. Como colocar a comunicação empresarial em prática
5. Canais e ferramentas de comunicação empresarial
6. Oportunidades da comunicação empresarial

O que é comunicação empresarial

A comunicação empresarial é um dos tópicos mais essenciais do plano tático de uma instituição — ela é a forma como uma organização favorece sua imagem e dialoga com seus públicos (interno e externo).

Essa atividade é complexa porque exige que os vários canais de comunicação (que citaremos mais à frente) estejam interligados para se relacionarem. Quando isso acontece, as mensagens tornam-se compreensíveis e eficazes para cada uma das audiências.

A comunicação empresarial está relacionada com a missão, a visão e os valores do negócio. Esses traços darão origem à política de comunicação corporativa. Sem ela, não é possível manter um bom relacionamento com o público, qualquer que seja ele.

É justamente por esse motivo que seguir um planejamento estratégico é tão importante: porque garante que a comunicação funcione corretamente durante todas as etapas, permitindo a melhoria de resultados e vendas.

A importância da comunicação integrada

A comunicação integrada nada mais é do que transformar a comunicação empresarial em uma só: voltada tanto para os colaboradores quanto para os clientes e a imprensa, por exemplo.

Se as pessoas que atuam na empresa possuem a mesma visão sobre a organização do que aquelas que estiverem do lado de fora, então, a comunicação integrada está sendo efetiva.

Uma das vantagens de centralizar a comunicação é ter mais poder de decisão. Isso porque a prática facilita o trabalho dos colaboradores da área ao oferecer acesso total aos meios necessários para estruturar as informações, que também são importantes para o público externo.

Quais são os desafios para a comunicação empresarial?

A transformação digital está mudando a maneira de se comunicar, dentro e fora de uma organização. Os meios que orientavam os processos offline muitas vezes não se aplicam nem são eficazes quando o assunto é desempenho, alcance e melhores resultados.

Por meio do encaminhamento de um recado pelo celular (através de aplicativos), um gestor pode integrar um grupo todo de trabalho em questão de segundos, por exemplo. Da mesma forma, uma publicação em uma rede social pode alcançar bilhões de usuários em pouco tempo.

No entanto, com todo o avanço e a popularização da internet a partir dos anos 2000, será que já não podemos observar efeitos colaterais? Sim, com certeza! E é exatamente a isso que se referem os desafios da comunicação empresarial atualmente.

Vejamos alguns exemplos desses desafios:

Mobile

Na prática, muitas pessoas preferem teclar ao invés de falar ao telefone. O que isso nos diz? Que um bom atendimento ao público está relacionado a disponibilizar informações na “palma da mão”, com imagens e textos e não apenas a voz.

Nesse caso, o desafio é saber como utilizar smartphones e plataformas mobile (tablets, por exemplo) para estabelecer um contato direto, objetivo e eficaz com os consumidores.

Uma pesquisa apontou que 51% dos brasileiros recebem SMS todo dia ou quase todo dia, sendo que apenas 24% dos entrevistados enviam SMS todo dia ou quase todo dia. Esses dados mostram que o SMS se tornou um canal para recebimento de notificações, muito mais unidirecional do que bidirecional.

Será que sua empresa está preparada para isso? Planejar estratégias de comunicação empresarial com foco no mobile e no uso de aplicativos de mensagem é fundamental.

Softwares especializados

Muitas empresas ainda são resistentes em adotar softwares para agilizar os processos de trabalho. Desde o atendimento até o controle de produção e de vendas, tudo pode ser gerido por meio de programas especializados em cada área.

A eficiência obtida com essas ferramentas digitais melhora os resultados do negócio e aumenta a produtividade. As plataformas permitem o acompanhamento de equipes diversas e ainda fornecem indicadores através dos quais é possível medir se os resultados almejados estão sendo alcançados.

A tecnologia está aí, pronta para ser utilizada. Mas saber como fazer isso corretamente ainda é um grande desafio.

Como tornar a comunicação empresarial efetiva

Atualmente, um dos maiores problemas enfrentados pelas companhias é a gestão de toda a comunicação. E não falamos só daquela que lida diretamente com os funcionários e prestadores de serviço.

Infelizmente, muitas vezes, as empresas não encontram ferramentas estratégicas de negócio para dialogar com a própria equipe. Assim, perdem a chance de melhorar a produtividade e evitar uma série de erros ao repassar informações, afetando as vendas.

Para que a comunicação seja de fato efetiva, a instituição deve ir além das práticas corriqueiras e tradicionais.

Esqueça a ideia simples de apenas anunciar uma nova meta ou comemorar uma data especial. Isso é importante, sim, mas lembre-se de que a forma de comunicar-se mudou. Agora, é necessário direcionar os esforços para ações que realmente façam sentido.

Público interno

A comunicação efetiva com o público interno passa por ações que tenham objetivos claros, tais como:

• Divulgação clara das metas a curto, médio e longo prazo;
• Explicação dos processos internos;
• Informações sobre a cultura da corporação;
• Reconhecimento de times e profissionais de sucesso;
• Celebração de frutos positivos;
• Exposição dos valores éticos.

Sobre este último tópico, hoje em dia, a discussão em torno das questões éticas que envolvem a atuação das empresas está em grande destaque no mercado, por causa da repercussão de casos de corrupção no país. Os programas de compliance — que visam instituir regras para fazer cumprir normas legais e regulamentares, além de detectar e tratar desvios — são cada vez mais requisitados a profissionais da área por grandes corporações.

Dados de um estudo da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) mostram que 39% dos gestores das organizações avaliadas acreditam que o programa de compliance trouxe bons resultados financeiros para o negócio depois de implementado. Outros 23% afirmam que a medida trouxe melhoras para a imagem e a reputação.

Público externo

Os benefícios citados no tópico anterior se relacionam diretamente com os esforços de comunicação empresarial externa. Se existe uma preocupação ética em relação à atuação da companhia no mercado, por que não divulgá-la e esclarecê-la por meio das diversas ferramentas à disposição atualmente?

Claro, essa comunicação externa só faz sentido quando o objeto a ser destacado for um fato concreto. Ou seja, se a preocupação ética e as ações vinculadas a elas existirem realmente.

Escolha o canal ideal para sua empresa! Ele pode ser tradicional — como jornais, revistas, TV e rádio — ou digital — como blogs, redes sociais e até mesmo uma TV corporativa.

Lembra-se dos softwares especializados que mencionamos? Eles são excelentes para analisar e gerenciar informações em tempo real. São canais inteligentes que dialogam de dentro para fora, atingindo todos os públicos.

É a partir dessas escolhas que uma empresa consegue acompanhar os avanços da tecnologia e melhorar seus resultados.

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Como colocar a comunicação empresarial em prática

É necessário que exista um bom relacionamento entre gestores e funcionários, assim como entre o negócio e os consumidores. Se algo não vai bem, os resultados tendem a ficar abaixo do esperado. Agora, a questão é: como colocar a comunicação empresarial em prática?

De nada adianta conhecermos o problema se não tivermos condições de encontrar as soluções. Existem muitas maneiras de aplicar incentivos à comunicação para que ela seja otimizada. Tudo sempre começa com um bom planejamento, sem esquecer do grande auxílio que a tecnologia pode proporcionar nesse sentido.

Ela é importante para gerar resultados. Para provar isso, dividimos o tema em dois tópicos:

1. Sistemas de gestão: hoje, eles podem ser totalmente adaptados à realidade da empresa e trabalhar com informações úteis para gerar uma boa experiência aos usuários;
2. Automação: aqui, falamos em excelência profissional, já que a automação pode diminuir as perdas e os gastos desnecessários ao permitir o controle eficiente e em tempo real dos recursos, equipes e etapas de trabalho.

Escolher os canais adequados ao seu tipo de empreendimento e, principalmente, ao público que você deseja atingir também é de extrema importância. O mais essencial é entender que, para cada audiência, há uma ferramenta ideal, que pode gerar ótimos resultados financeiros — especialmente em vendas.

Canais e ferramentas de comunicação empresarial

De forma geral, os meios de comunicação são instrumentos utilizados para dar apoio a toda transmissão de informação. Ao longo dos anos, eles evoluíram: desde o telégrafo até as mensagens instantâneas que trocamos pela internet. Atualmente, as alternativas são diversas.

Então, como escolher o melhor canal ou a melhor ferramenta para usar na comunicação empresarial? O que considerar no momento de decisão?

São muitos fatores: a formalidade, a relevância, a agilidade, a frequência, entre outros. Mas, principalmente, o público que se deseja alcançar.

A experiência e a prática mostraram que é importante analisar o tipo de comunicação e o contexto do empreendimento. Damos alguns exemplos abaixo:

Canais para a comunicação empresarial interna

Para atingir essa audiência, recomendam-se reuniões periódicas e presenciais de equipe, relatórios, e-mails, telefonemas e a utilização de TVs que funcionem como murais e quadros de avisos digitais.

Note que esse canais precisam ser usados como instrumentos de gestão, para transmitir informações aos responsáveis pelos processos que acontecem dentro da empresa.

Boas escolhas são aquelas que melhoram o clima da organização, motivam os envolvidos e não criam ruídos na comunicação.

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Canais para a comunicação empresarial externa

Uma das novidades, nesse caso, está nas vitrines digitais (falamos delas mais abaixo). Podem ser utilizados também a produção de conteúdo de interesse do público-alvo e sua veiculação em blogs, sites e redes sociais, além de revistas, jornais, rádio e TV.

Oportunidades da comunicação empresarial

A comunicação empresarial é indispensável para todas as instituições que queiram relacionar-se bem com seus funcionários e consumidores, além de fornecedores, prestadores de serviços e a sociedade de modo geral.

É possível, sim, ampliar as vendas quando se possui uma comunicação mais limpa, sem ruídos. A confiança criada por meio da transmissão de mensagens importantes e envolventes é fundamental na decisão de compra por parte dos clientes.

A marca, quando bem divulgada e comunicada (lembre-se de que a comunicação empresarial não é apenas propaganda, também envolve a oferta de conteúdo relevante para o consumidor), se estabelece no imaginário dos compradores e no universo mercadológico de seu segmento. O resultado é a conquista da preferência do público.

Segmentação

Para conseguir esses bons números, porém, as organizações precisam contar com a presença e o trabalho de profissionais qualificados.

Observe que tudo gira em torno de uma estratégia corporativa e, dentro disso, a comunicação vai muito além de fazer um simples jornal interno ou de investir em propagandas televisivas.

Lembre-se de que ela deve ser organizada e direcionada para públicos distintos (interno e externo). Por isso mesmo, inclusive, é que existe uma variação tão grande de ferramentas disponíveis.

Um gestor não deve, por exemplo, apostar em uma TV indoor se o objetivo for relacionar-se com um cliente que está longe da sede do empreendimento. Por outro lado, esse meio costuma gerar efeitos positivos quando utilizado com a audiência interna ou em pontos de venda.

Sabe-se que cerca de 70% das decisões de compra são feitas no PDV. Ou seja, ao usar uma TV para compor uma vitrine, o sucesso é altamente provável. E por que isso possibilita resultados melhores? Porque valoriza a experiência do cliente ao tornar as campanhas e a apresentação dos produtos mais atrativas.

Escolher o canal certo para o público certo faz toda a diferença. E como garantir o resultado disso? Há várias formas, mas o ideal é começar com a análise do retorno sobre investimento (ROI), realizando a mensuração do que for necessário.

Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a entender melhor sobre como a comunicação empresarial pode auxiliar a obter melhores resultados em seu negócio.

Se ainda resta alguma dúvida, não deixe de entrar em contato conosco! O sucesso de uma instituição se deve, em grande parte, ao uso eficiente da comunicação

Assinado por: Aloisio Arbegaus — Diretor Comercial da Teclógica