Geralmente, quando falamos sobre a importância da comunicação no meio corporativo, muitos profissionais logo pensam na comunicação com o público externo: os clientes, parceiros e fornecedores. Enquanto isso, a comunicação com o público interno — como funcionários, sócios, acionistas e investidores — fica em segundo plano.

Porém, essa comunicação voltada para dentro é extremamente importante para garantir o alinhamento e a coesão da equipe que forma uma empresa. E há formas e estratégias específicas para promover essa comunicação, diferentes das aplicadas ao público externo, uma vez que os objetivos também diferem.

Como as empresas fazem a comunicação com o público interno?

A comunicação interna é frequentemente encarada como uma operação de suporte: “Precisamos nos comunicar para executar os projetos que realmente importam”. E assim fica sendo vista como uma espécie de “mal necessário”. Porém, essa é a forma errada de encara-la!

Na realidade, a comunicação com o público interno é um elemento estratégico. Dependendo da forma como é conduzida, ela pode contribuir ou prejudicar diretamente o desempenho da empresa.

Por não entender a sua importância, várias empresas negligenciam a comunicação com o público interno, e não a desenvolvem de maneira embasada e consistente. Portanto, embora a comunicação interna esteja acontecendo continuamente, ela não é alvo de nenhum planejamento, monitoramento ou controle.

Muitos gestores sequer saberiam dizer como ocorre a troca de informações em sua própria empresa.

Quais os erros e problemas mais comuns nessa tarefa?

Como é típico de todas as atividades realizadas sem controle, a comunicação interna segue seu próprio fluxo e faz com que alguns erros e problemas sejam bastante frequentes.

Informações que chegam incompletas, ambíguas ou simplesmente atrasadas

Com isso, o trabalho que depende dessas informações para ser desenvolvido sofre grandes perdas de qualidade.

Esse é um erro que consome muito a produtividade da equipe, pois os funcionários precisam “apagar incêndios” ou necessitando de retrabalho frequente.

Informações compartilhadas com pessoas que não deveriam ter acesso a elas

Esse é um dos problemas mais graves e muito difícil de controlar, especialmente se a sua empresa não utiliza as ferramentas adequadas para a comunicação.

Ele pode, entre outros efeitos colaterais:

• Afetar a confiabilidade de um projeto;
• Permitir o vazamento de informações para concorrentes;
• Criar rumores que desestabilizam a equipe.

Informações que não seguem um fluxo, ficam restritas a um grupo muito pequeno de pessoas

Em alguns casos, essa situação faz com que o conhecimento não seja compartilhado amplamente.

Quando os funcionários que detêm a informação, por qualquer motivo, se afastam da empresa, a equipe perde aquele conhecimento. Ao longo do tempo, a perda de capital intelectual pode reduzir a competitividade e capacidade de inovação da empresa.

Bônus: Como potencializar a comunicação interna com a TV Corporativa?

Como a comunicação com o público interno realmente deveria ser feita?

Como você acabou de ver, frequentemente observamos que as empresas não possuem planejamento nem metas para a comunicação interna.

Porém, em um cenário adequado, a comunicação voltada ao público interno deveria ser desenvolvida como um projeto, focando em objetivos específicos. Para que você entenda melhor, vamos enumerar quatro bons objetivos para um plano de comunicação, que você pode utilizar como referência.

Promover o compartilhamento de conhecimentos

O primeiro deles é garantir um maior compartilhamento de conhecimentos entre os colaboradores e, também, reduzir a ocorrência de conflitos. Para isso, a fluidez nos fluxos de comunicação é o elemento-chave.

Minimizar ruídos na comunicação

O segundo objetivo importante da comunicação interna é minimizar os ruídos nas mensagens, ou seja:

• Ambiguidades;
• Imprecisões;
• Incompletudes.

Dessa forma, fica mais fácil obter da equipe a resposta esperada.

Colaborar para o alcance das metas

O terceiro objetivo é impulsionar os colaboradores em direção às metas. A comunicação interna, quando executada de acordo com as melhores práticas, tem um papel muito relevante sobre a motivação e a satisfação dos funcionários de uma empresa.

Melhorar o comprometimento

O quarto objetivo é aumentar a participação dos colaboradores e seu engajamento com a empresa. Isso só pode ser feito quando há um esforço para produzir uma comunicação com o público interno que tenha duas vias. Em outras palavras, além de falar, a empresa também precisa ouvir.

Quais os melhores exemplos de boas práticas a seguir?

Observar os fluxos de comunicação

Os fluxos de comunicação são os caminhos que a informação percorre dentro da sua empresa. Antes de iniciar qualquer ação, é preciso entender o status atual desses fluxos. Vale a pena mencionar que há cinco modelos principais:

• Ascendente: dos subordinados para os superiores;
• Descendente: dos superiores a seus subordinados;
• Horizontal: entre pessoas de mesmo nível hierárquico;
• Transversal: multidirecional, alcançando todos os níveis hierárquicos, típico de empresas mais flexíveis;
• Circular: comum nas pequenas empresas, ocorre quando a informação flui entre todos os funcionários.

Criar um bom plano de comunicação

O plano sempre irá partir das metas e, então, estabelecer ações para atingi-las. Nesse planejamento, a participação de toda a equipe de gestores é muito importante, pois cada setor enfrenta situações particulares e pode exigir ações diferenciadas.

Em metas, entendamos não apenas de faturamento ou produção. É possível estabelecer metas para a redução de acidentes de trabalho ou assiduidade dos colaboradores, por exemplo.

No final, porém, a responsabilidade sobre a coordenação do projeto fica centralizada em um setor específico: geralmente o marketing, comunicação ou recursos humanos. Em algumas empresas, a responsabilidade é dividida entre as três áreas, inclusive.

Fazer a padronização de suporte e mensagem

Quando não há padronização, a informação se espalha demais e se torna difícil de controlar.

Por exemplo: alguns funcionários se comunicam por e-mail, mas outros só usam Skype, e outros acham mais prático usar um app de mensagens pelo celular.

Nesse cenário, logo será impossível acompanhar o fluxo de uma informação que passou por várias pessoas e chegou ao destino completamente alterada.

Usar as ferramentas certas

Vivemos em uma época de alta inovação e tecnologia, como o uso de TV Corporativa e Telefonia Digital. Vale a pena incorporar essas novas tendências à comunicação com o público interno.

Além de favorecer a agilidade na troca de informações, isso também vai facilitar a adesão dos funcionários. Afinal, muitos profissionais das gerações mais jovens dão preferência aos meios de comunicação inovadores.

Ser visual e divertido

É um erro comum acreditar que, se a comunicação interna for mais dinâmica, isso vai comprometer a imagem de seriedade da empresa. Na verdade, o que isso realmente faz é aproximar a empresa dos colaboradores.

É uma estratégia muito positiva para aumentar o engajamento.

Usar indicadores

Afinal, como nós já dissemos, é preciso planejamento, monitoramento e controle. Esses dois últimos dependem completamente do uso de indicadores, que vão apontar se a comunicação está se aproximando ou se afastando das metas estabelecidas. Indicadores esses, é claro, que devem ser relevantes para a mensuração de tais metas.

Neste post, você entendeu melhor a importância da comunicação com o público interno, além de aprender alguns dos principais erros e também as melhores práticas. E a sua empresa? Ainda está cometendo algum deslize da nossa lista, ou já adotou algumas das práticas positivas que mencionamos? Conta pra gente nos comentários.