A comunicação interna tem um papel de destaque para o sucesso das empresas. Além de manter a coesão e o alinhamento da equipe, ela favorece a satisfação e a motivação dos funcionários. Logo, para obter resultados tão positivos, é preciso que você aplique as melhores práticas e, também, as melhores ferramentas de comunicação interna.

As práticas, nós já debatemos algumas vezes em outros posts. Por isso, hoje, nosso foco será apresentar a você as 6 principais ferramentas de comunicação interna, como elas funcionam e quais são suas vantagens.

1. E-mail

O e-mail ainda é uma das ferramentas de comunicação interna mais utilizadas dentro de uma empresa. De tão consolidado que se tornou, é visto como comum nas empresas: muitos funcionários já lidam diariamente:

Segundo pesquisa, cerca de 92,5% das empresas utilizam o e-mail entre as ferramentas de comunicação interna.

Vantagens

Praticidade: não exige muito esforço e permite se comunicar com, praticamente, qualquer funcionário.

Acessibilidade: é possível acompanhá-lo de casa ou na rua, por meio do smartphone. Por esse motivo, o e-mail é especialmente útil para profissionais que trabalham remotamente.

Desvantagens

Favorece a improdutividade: quantas vezes você já perdeu horas limpando sua caixa de entrada? Por outro lado, se não fizer isso, logo será impossível localizar uma mensagem específica.

Não é completamente seguro: muitas pessoas têm o hábito de manter informações importantes registradas somente no e-mail. Além disso, pode se perder diante de outras demandas e prioridades.

2. Intranet entre as ferramentas de comunicação interna

Esse sistema permite a divulgação de informações referentes à empresa com acesso restrito, via web, aos usuários cadastrados. Quando bem aplicada, a intranet permite centralizar as informações que seriam divulgadas por outras ferramentas de comunicação interna, como murais ou jornal.

Vantagens

Centralização: torna-se muito mais fácil localizar e recuperar informações a qualquer momento. Ainda é possível integrar vários setores, de diferentes localidades.

Desvantagens

Complexidade técnica: pode existir certa dificuldade para integrar a intranet com outros sistemas que a empresa utiliza.

Engajamento: especialmente no começo, é preciso muito incentivo para que os colaboradores desenvolvam o hábito de acessar a intranet diariamente.

Bônus: Como potencializar a comunicação interna com a TV Corporativa?

3. Mural

Provavelmente, o mural é uma das ferramentas de comunicação interna mais antigas dessa lista. E, mesmo com todas as tecnologias que vieram depois, ele ainda é muito utilizado. Não há segredo aqui: comunicados e notícias importantes são impressos e afixados em locais de circulação, como corredores ou o refeitório da empresa.

Vantagens

Custo: dependendo do volume de informações, o custo de manutenção do mural é baixo, o que proporciona uma comunicação barata com toda a empresa. Além disso, o mural é versátil e, por isso, pode ser colocado em, praticamente, todos os ambientes da organização.

Desvantagens

Simplicidade visual: o mural é muito simples, pouco dinâmico e atrativo. Geralmente, ele não é eficiente para a comunicação interna, pois é muitas vezes ignorado pelos funcionários ou se torna desatualizado rapidamente.

Manutenção: o processo de manutenção do mural pode se tornar oneroso em cenários de médio e grande porte. Devido a sua falta de dinâmica, exige que os comunicados sejam colocados um a um, o que, em alguns casos, inviabiliza sua utilização quando existem diferentes localidades.

4. Rede Social Corporativa

As redes sociais provocaram um impacto tão grande na maneira como as pessoas se comunicam, que foram até incorporadas ao meio corporativo. Surgiu, então, a RSC (Rede Social Corporativa) entre as ferramentas de comunicação interna.

Ela favorece uma comunicação mais horizontal, aproximando as diferentes áreas da empresa. O acesso a estas redes é exclusivamente interno, então, não a confunda com o uso das redes sociais para comunicação externa e marketing.

Vantagens

Engajamento: pela familiaridade que as pessoas possuem com as redes sociais tradicionais e, também, graças ao apelo visual desta ferramenta, é preciso menos esforço para conseguir a adesão integral da equipe.

Versatilidade: permite postar updates de projetos, incorporar diferentes tipos de mídia (fotos, vídeos, arquivos), além de oferecer a possibilidade de realizar chats e permitir interações entre os integrantes da empresa.

Escalabilidade: não há muitas limitações à quantidade de usuários em uma RSC. Portanto, uma empresa pode implementar tranquilamente essa solução, sem se preocupar com o que fazer quando a equipe crescer.

Desvantagens

Maior necessidade de controle: como a RSC fica bem no limiar entre a comunicação formal e informal, pode ser preciso monitorar e controlar seu uso, principalmente, para garantir que nenhum funcionário esteja empregando este recurso de forma inapropriada.

5. Jornal Impresso ou Digital

O jornal, seja impresso ou digital, é uma via interessante das ferramentas de comunicação interna para divulgar informações importantes da empresa a toda a equipe. Um aspecto interessante do jornal é que você pode criar diferentes seções, com temas variados.

Pode existir uma seção para discutir os resultados da empresa, outra para falar sobre um evento ou treinamento, outra publicando textos dos próprios funcionários…

Vantagens

Facilidade de produzir: uma vez que o modelo do jornal esteja pronto, basicamente qualquer pessoa pode usar o arquivo editável para criar as próximas edições.

A distribuição também é muito fácil: o arquivo impresso pode ser entregue individualmente aos funcionários (não se esqueça de imprimir uma cópia para cada um!), enquanto o digital pode ser enviado via e-mail.

Desvantagens

Custo: no caso do jornal impresso, ao longo do tempo, o custo de sua produção pode alcançar um valor considerável. Esse nem é o maior problema, porém, sabemos que, depois de algum tempo, esse material acaba sendo descartado. Isso representa um grande desperdício de recursos da empresa.

Lentidão: considerando a comunicação como uma “via de mão dupla”, em que também é preciso ouvir o público interno, o jornal acaba sendo uma opção bem lenta. Se um funcionário envia uma pergunta ou solicitação através do jornal, ela pode levar um mês ou mais para ser atendida. As notícias podem chegar desatualizadas.

Limitação de espaço: o jornal é, provavelmente, a ferramenta mais limitada dessa lista. Ele geralmente tem entre quatro e oito páginas, no máximo. Nestas páginas, há uma quantidade máxima de informação que pode ser divulgada. A próxima edição, por questões de viabilidade, pode levar semanas para sair. Ou seja, é preciso selecionar bem o que será divulgado por meio do jornal.

6. TV Corporativa

A TV Corporativa é a ferramenta de comunicação mais jovem e inovadora dessa lista de ferramentas de comunicação interna. Apesar disso, essa ferramenta possui um grande potencial para eliminar dificuldades comuns da comunicação interna, como engajamento, escalabilidade, versatilidade, agilidade, entre outros.

Vantagens

É uma forma de comunicação ativa: a TV Corporativa leva as informações ao funcionário, em vez de esperar que ele a procure.

É atrativa: principalmente, se comparada aos meios impressos, a TV Corporativa é muito mais atrativa visualmente. Você pode usá-la para divulgar conteúdo na forma de imagens, vídeos e áudio em qualquer lugar, mesmo com várias filiais. A comunicação interna pode ser centralizada, garantindo informações atualizadas.

Não tem limites: você pode atingir todos os seus funcionários com uma única TV Corporativa. Ou, se preferir, pode criar um sistema com vários aparelhos. Independentemente da quantidade, o verdadeiro segredo é o posicionamento do equipamento.

Baixa complexidade técnica: se comparada à intranet e às redes sociais corporativas, a implementação e manutenção da TV Corporativa é bem mais simples. Logo, não requer equipe de TI interna.

Desvantagens

Exige uma infraestrutura: você precisa ter condições de ligar os aparelhos nas posições em que pretende colocá-los. Para implantar a TV corporativa é preciso ter uma infraestrutura elétrica, suportes de televisor e, dependendo do caso, algum tipo de proteção para o aparelho.

Dentre as 6 ferramentas de comunicação interna que nós listamos, qual sua empresa mais utiliza atualmente? E qual delas você acha que traz os melhores resultados? Deixe sua opinião nos comentários deste post!