A necessidade de reduzir custos e otimizar recursos têm levado muitos empreendedores a entender e adotar o processo de gestão de projetos no dia a dia da empresa. Identificar os gargalos que impedem um melhor desempenho e saber quais ações adotar é vital para organizações se manterem competitivas.

Gerenciar um projeto significa aplicar esforços para atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade e custos, obedecendo a um cronograma prévio de prazos. Ou seja, dentro das metas e limitações, o gestor pode garantir que o projeto será elaborado e alcançado de acordo com o que foi planejado.

Pensando nisso, elaboramos algumas dicas que podem reduzir e otimizar os custos da sua empresa por meio da adoção da gestão de projetos. Confira!

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Comece formando a equipe de projetos

A formação da equipe de projetos é o pontapé inicial para que o planejamento tome um rumo certo. E empresas se veem obrigadas a buscar o aprimoramento e a profissionalização dos seus colaboradores para a condução de seus projetos. Com a padronização dos processos, é preciso investir em uma estrutura de capital humano responsável por tais atividades.

Otimizar os recursos humanos na gestão de projetos passa a ser vital para direcionar as pessoas certas para as atividades certas. A premissa básica para uma equipe de projetos eficiente é conhecer as habilidades e competências individuais para delegar as atividades que condizem com o perfil de cada profissional, gerando uma melhor eficiência produtiva e uma maior produtividade.

Reduza os custos sem comprometer a qualidade

Quando a organização não está apresentando bons resultados (principalmente em épocas de crise) é muito comum gestores começarem cortando gastos de mão de obra e recursos, o que, consequentemente, acaba afetando o nível de produção e a qualidade.

É essencial que antes de qualquer tipo de ação o gestor avalie quais são as despesas operacionais e administrativas, de forma a conhecer os custos que mais comprometem o orçamento. Com essas informações em mãos, é possível estabelecer estratégias que viabilizem uma melhor otimização dos gastos levantados, seja aderindo à automatização dos processos, trocando de fornecedores ou mesmo fazendo uma negociação — toda ação deve ser muito bem analisada para que não impacte negativamente os negócios da empresa.

Adote a tecnologia aos processos

Investir em tecnologia para informatizar e automatizar os processos é a melhor maneira de reduzir custos e aumentar a produtividade, que é revertida em maiores lucros.

Sistemas de gestão integrada possibilitam ao gestor de projetos acompanhar todas as etapas de execução do planejamento e, em tempo real, tomar as melhores decisões.

Vale destacar que ao reduzir os custos é extremamente importante analisar os prós e contras, de forma que a qualidade do seu projeto nunca seja comprometida, o que impacta diretamente na satisfação do cliente e no resultado global da organização.

Relacionamento com fornecedores

É possível cortar gastos significativos ao realizar uma boa pesquisa de fornecedores — mas o foco  não pode ser apenas por preço. É preciso ter muita atenção na escolha para que a busca por uma solução não se transforme em um verdadeiro pesadelo, caindo na metáfora “o barato sai caro”. Pesquisar o histórico de novos fornecedores é imprescindível, evitando expor o seu negócio à uma aventura que pode ter consequências extremamente negativas.

Outro problema é a acomodação ou a predileção da equipe de orçamentos por determinados fornecedores, o que inviabiliza a análise de outras propostas que, talvez, representam melhores ofertas e que agregam valor ao negócio.

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