Você já ouviu falar em Shadow IT? Mesmo que ainda não tenha se familiarizado com o tema, sua empresa pode estar perdendo dinheiro e eficiência operacional por causa dessa prática.

Também conhecida como TI invisível, a Shadow IT está relacionada ao uso de ferramentas, softwares e sistemas para a produtividade na empresa sem uma regulamentação, planejamento de uso ou sequer conhecimento da TI.

Se você quer entender melhor o que isso significa e como seu trabalho pode estar sendo afetado, confira este post!

A prática do Shadow IT

Esse fenômeno surgiu em grandes e médias empresas, no Brasil um estudo aponta que a TI Invisível já responde por 32% dos gastos com TI, contra 25% da média internacional. A prática surge de duas formas principais:

• Em grandes empresas: costuma acontecer em departamentos que adquirem soluções tecnológicas para suas demandas sem informar a TI sobre isso;
• Em negócios de outros tamanhos: principalmente nos que adotam BYOD, acontece muito pela interação (muitas vezes não intencional) entre aplicativos de terceiros instalados no dispositivo pessoal e os aplicativos que são utilizados para acessar o sistema da empresa.

Como pode afetar a organização?

No Brasil, a Shadow IT já é um problema para 88% dos CIOs e pode responder por quase um terço dos gastos de TI. Assim, o seu combate é uma questão que deve ser resolvida o quanto antes.

As razões para essa urgência estão nos impactos que esse tipo de gestão descontrolada pode causar em uma empresa. Confira os principais a seguir.

Gastos desnecessários

Um problema grave, porém silencioso, da Shadow IT — principalmente em empresas maiores — são aquisições de soluções tecnológicas sem o controle adequado.

Como dissemos, é comum que outros setores da empresa contratem um software sem aval da TI, que poderia planejar e implementar uma solução já existente na organização. Esse tipo de gasto pode sair facilmente do controle orçamentário.

Redução da produtividade

Ferramentas não testadas e monitoradas podem até mesmo atrapalhar a produtividade, sobrecarregando a infraestrutura de TI com uma demanda desproporcional de recursos ou simplesmente com o uso de um software que não foi otimizado para o seu sistema.

Custos com manutenção

Essa utilização incorreta de recursos pode levar a prejuízos reais para o sistema, resultando em:

• Custos maiores de manutenção;
• Desperdício de tempo dos profissionais de TI, que poderiam estar trabalhando em funções mais estratégicas;
• Possibilidade de downtimes mais frequentes e longos.

Dificuldade de acompanhamento de métricas

Sem o controle da produtividade a TI também perde o domínio de seus indicadores de performance, que não podem ser coletados em aplicativos, softwares e ferramentas não monitorados.

E sem uma visão completa de toda a operação, essas métricas não podem mais ser confiadas em relatórios que seriam utilizados para decisões estratégicas.

Segurança

Deixamos o maior impacto da Shadow IT para o final. Com a transformação digital e migração completa de empresas para a nuvem, a segurança da informação tem no controle de acesso um de seus principais escudos.

Quando esses agentes invisíveis conseguem interagir com a rede de dispositivos interna, fica muito difícil monitorar o acesso às informações. Quanto maior é a importância dessas informações para decisões de negócio, mais grave essa falha se torna.

Como evitar a Shadow IT?

Para evitar que todos esses riscos impactem negativamente o seu trabalho e o sucesso de todo o negócio, é preciso combater a Shadow IT constantemente.

Como? O gestor precisa investir em ferramentas melhores de controle de acesso, criar normas mais eficientes para o BYOD e investir em comunicação e compliance.

Quando existe um canal aberto de diálogo entre TI e outros departamentos, o seu setor pode funcionar como deve para impulsionar empresas no futuro, com foco em uso estratégico de tecnologias e aplicação de soluções para gerenciar de forma eficiente toda a produtividade dos colaboradores.

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