O sistema de workflow define e gerencia o fluxo de trabalho organizacional por meio de um software, cuja automação está relacionada à comunicação e à troca de dados entre os diferentes setores da empresa.
Ele garante que as atividades desse processo sejam seguidas por uma hierarquia pré-definida. Isso faz com que as tarefas sejam executadas de forma coordenada e cada colaborador envolvido seja informado, em tempo real, que existe uma atividade a ser realizada.
Dessa forma, é possível controlar o tempo de execução das tarefas, gerenciar a sequência de diversas atividades, simplificar o fluxo de informações, analisar de forma mais abrangente os documentos da empresa e tomar decisões mais ágeis e assertivas.
O objetivo deste post é mostrar como o sistema de workflow é essencial para a gestão de uma equipe e como ele pode ser implementado em 4 passos. Confira!
Características do sistema de workflow
O sistema de workflow pode ser subdividido em:
AD HOC
Consiste em um processo manual simples pelo qual os itens podem ser movidos ou alterados no que tange a regras e procedimentos, de forma integrada, conforme necessidade durante a operação.
Administrativo
Abrange processos mais burocráticos que coordenam as demais tarefas e podem ser simplificados por meio do sistema de workflow, já que ele possibilita a organização das informações.
Produtivo
Processos em que pode haver ou não a intervenção humana. São mais repetitivos, de elevada complexidade, exigem altos níveis de qualificação e acesso a múltiplos sistemas de informação.
Colaborativo
São os procedimentos que envolvem trabalho cooperativo, realizado por diferentes departamentos com objetivos comuns.
Por ser mais dependente, um fluxo de trabalho colaborativo não oferece tanta agilidade, já que pode demandar repetições de um mesmo processo até que o objetivo final seja alcançado.
Apesar disso, é um processo mais completo, pois envolve equipes multidisciplinares que oferecem habilidades de forma colaborativa.
Transacional
São processos de trabalho em que as tarefas são efetivadas de forma conjunta, mas em unidades diferentes, para garantir a confiabilidade e a exatidão de sua aplicação.
Etapas para a implementação do sistema de workflow
1. Identifique os processos que serão adaptados e diminua a ocorrência de erros
Empresas que possuem um sistema de workflow têm seus processos realizados de forma mais assertiva, verificam atividades de maneira mais eficiente e geram resultados mais concisos.
Esse fato permite que a empresa ofereça um item ou serviço de alta qualidade e padronizado.
2. Delimite as atividades, os participantes e os objetivos para conquistar agilidade nos processos
Com um planejamento bem executado ocorre também a redução do tempo de processo, assim como a verificação e a aprovação de tarefas com a eliminação do excesso de documentos e burocracia. Isso ocorre principalmente nos procedimentos que demandam atenção de diversos setores.
Dessa forma, as informações são mais organizadas e o fluxo de trabalho automático. A integração dos dados possibilita o preenchimento de formulários, a busca de documentos, o envio e o acesso de requisições ou de contratos com fornecedores de forma mais rápida.
3. Elimine obstáculos, reduza custos, taxas de desperdício e retrabalho
Com a demanda por menor volume de materiais e mão de obra, os custos operacionais são reduzidos, garantindo a eficácia da gestão.
Com a eficiência na realização das tarefas, ocorre a diminuição das taxas de erros e retrabalho. Quando somada a processos mais ágeis, organizados e com resultados de qualidade garantida, permite que os colaboradores possam desempenhar funções mais estratégicas, relacionadas ao core business da empresa, para o crescimento organizacional.
4. De forma automatizada, obtenha mais segurança nos processos
A informação fica mais segura na medida em que os dados corretos são transmitidos a quem realmente compete sua visualização. Isso permite que atividades imprescindíveis não sejam perdidas, ou ainda impede o acesso inadequado de outros colaboradores às tarefas que não lhe dizem respeito.
A garantia de que com o sistema de workflow os processos da empresa estarão automatizados permite um maior controle e padronização das operações, o que melhora substancialmente a eficiência da empresa e seus resultados.
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